文秘必备知识 | Word打造属于自己的专属模板

经常会有一些在公司、医院、政府机关等地方上班的学员会问我这样一个问题，他们平常需要打印出来的内容都需要统一规范格式的排版，比如抬头永远需要加LOGO和机构名称，某些固定位置要加一些固定文字和样式，还有的是必须要有一个表格，底部需要加签字和时间等等。很多都是重复性的内容，如果每次去重做，那太浪费时间了，所有呢，大部分都是将之前用过的文档，拿来修改一下再使用。

一般在某些单位上班的话，单位肯定是需要规范文档格式的。在这种情况下呢！我会建议制作一份或多份属于自己单位的专属模板，日后要用，直接新建制作好的模板，添加内容即可使用，既方便，又省时。

制作模板

步骤一、首先，新建一个空白文档，然后制作一份平常使用的标准模板。举例说明，如下图是我制作好的一份模板。

使用开发工具

步骤一、如果你的Word没有显示开发工具，你可以点击【文件】-【选项】-【自定义功能区】，在右边的【自定义功能区】中选择【主选项卡】，然后在下面找到【开发工具】将其勾选上确定，即可显示。

固定内容设置

步骤一、有些地方可能永远不会改变，比如抬头机构名称，永远是在固定地方，不会去修改改变它。首先，选中抬头，点击【开发工具】选项卡，在【控件】选项组中选择【纯文本内容控件】。这个时候，机构名称就会被控件圈起来。（可以放心，这个边框是无法被打印出来的）

步骤二、接着，点击【开发工具】中的【控件】-【属性】。在弹出的【内容控件属性】窗口中，我们在标题里面输入【机构名称】这几个字，当然，你也可以输入其他文字内容（说明：这个地方输入的内容主要起到提示作用，是不会被打印出来的，你也可以不输入）。在下面的【锁定】处，将【无法删除内容控件】和【无法编辑内容】勾选上，然后确定（说明：这里勾选这两个选项主要是不能修改和不能删除的意思）。当然，如果你想删除或想修改，可以再进来取消这两个勾选选项。

步骤三、修改好了，我们来看下，边框上会显示此处的标题，内容你是无法编辑或删除的。

部分固定，部分修改设置

步骤一、在有些地方，可能是一段文字，有固定不需要修改地方，也有不固定日后需要修改的地方。如下图所示，我们把不固定的地方打叉×；固定的地方输入固定的文字内容。

步骤二、将需要固定的文字内容部分选中，然后插入【纯文本内容控件】，然后按照前一个步骤进行设置，将【无法删除】【无法编辑】勾选上。

关于日期控件

步骤一、底部日期是必不可少的，Word中有专门的日期控件，我们可以利用一下。选中底部的日期，然后选中【日期选取器内容控件】。

步骤二、日期的格式我们还需要进一步设置，点击进入【属性】，在【日期显示方式】中默认是【yyyy/M/d】这样的，我们将其修改成【yyyy年M月d日】，或者你也可以选择自己想要的格式，它在下面也为我们提供很多种格式。

步骤三、此后，你只需点击日期旁边的下拉三角按钮，就可以进行调整日期。

正文部分

步骤一、正文部分不建议使用控件，这里我建议使用空白文本框填充整个正文部分，然后将其填充和轮廓都设为透明色即可。为什么呢？因为正文部分是不确定内容的，内容或多或少，如果使用控件，那么我们在输入很多文字的时候，它会自动回车，而导致我们底部的内容溢出到下一页。如果使用文本框拖满整个正文部分，就不会出现这种情况。所以，易老师建议还是使用文本框比较好。

关于页眉页脚固定内容

如果有些内容需要在顶部或底部固定，也可以进入页眉页脚来编辑固定，这样也是不错的方法。

保存使用模板

步骤一、所有工序都已经OK了，我们就可以保存模板了。【另存为】-保存类型选择【Word模板（*.dotx）】格式。

步骤二、以后要用的话，我们直接在【新建】页面【个人】中就可以找到了。如下图所示，这个就是我刚刚制作好的模板，直接点击就可以创建好模板。

提示

1、某些时候，某些情况在使用【纯文本内容控件】会提示出错，无法使用，这个时候我们可以使用【格式文本内容控件】来代替，其功效是差不多的！

2、还有一种情况是旁边使用了控件，提示不能使用，我们可以先空格一下，将其隔开，再次使用控件，就可以了，然后再把空格删除掉就OK了。

3、如果要删除模板，可以进入保存模板的路径，将模板文档删除即可。

上面模板是我举例说明的，教大家的是方法和技巧，怎么灵活运用举一反三，那就要看自己了。